采购范围
新开门店需要先确定软件要完成哪些任务，再按软件支持条件筛选主机与外设。已有设备的门店，把正在使用的型号和具体问题一起列出，分别判断保留、增购或替换的范围。
- 只有一个收银台：先列清这个岗位的日常操作和台面空间。
- 已有软件：先确认换机授权、系统要求和旧外设支持情况。
- 顾客需要查看明细：再核对副屏及软件实际显示的内容。
采购清单
| 核对项目 | 需要整理的内容 |
|---|---|
| 1. 日常操作 | 商品查询、扫码录入、数量调整、打印等每天要完成的任务。 |
| 2. 收银台数量 | 同时工作的岗位数量，以及是否共享商品、价格或库存信息。 |
| 3. 现有软件 | 软件名称、版本、服务方和换机授权要求。 |
| 4. 主机条件 | 软件支持的系统与版本，以及候选设备的完整配置。 |
| 5. 屏幕用途 | 店员与顾客各自需要查看或操作的内容。 |
| 6. 商品扫码 | 实际商品码样，以及扫码内容进入软件后的处理方式。 |
| 7. 打印需求 | 票据或标签的用途、纸张、连接方式与软件支持。 |
| 8. 现场条件 | 台面尺寸、插座、网络、线缆和外设摆放位置。 |
| 9. 费用范围 | 主机、外设、软件、运输、安装和续期是否分别列明。 |
| 10. 交付约定 | 安装、数据处理、操作交接、验收和故障联系分别由谁负责。 |
填写示例
以下是假设场景的填写示例，用于演示记录方法。设备数量只对应这份示例，配置与兼容尚未验证。
这家门店准备设置1个收银台，没有需要保留的旧设备，收银软件尚未选定。询价时先把已知需求和待确认项目放在一起。
| 项目 | 示例中的填写内容 |
|---|---|
| 门店与采购目的 | 新开便利店；1个收银台；本次配置收银设备，无旧设备需要保留。 |
| 拟购设备 | 计划主机、小票打印机、商品扫码设备各1台。具体型号要与选定软件的支持条件对应。 |
| 软件安排 | 尚未选定。需要取得软件名称、系统要求、外设支持和授权范围，再确定主机与外设型号。 |
| 日常操作 | 查询商品、扫码录入、调整数量、输出小票。本轮没有提出顾客侧操作或标签打印需求。 |
| 现场与交付 | 收银台尺寸、插座、网络与走线情况待记录；安装方式、工作范围和负责方待明确。 |
| 预算与费用 | 暂未填写预算金额。报价分别列出硬件、软件与运输；安装方式和费用待确认，不能按免费处理。 |
| 验收要求 | 用实际商品完成扫码录入，并检查商品、数量和价格；按约定内容打印小票。将实际设备、软件和操作结果写入验收记录。 |
- 这份需求单已经说明岗位数量、拟购设备、日常操作和费用范围，可以据此索取分项信息。
- 软件、设备型号及现场条件尚未齐全，当前还不能把它作为已经匹配的配置或确定报价。
费用范围
购买时把主机、打印与扫码设备、必要配件和软件授权分开列出。需要安装、培训或迁移数据时，再写清服务范围与费用。
持续投入还可能包含纸张耗材、软件续期和约定的维护服务。两份报价的数量、配置和包含范围对齐后，才适合比较总价。没有列明的项目，应补充说明，不能直接按零费用计算。
实际验收
准备几件日常商品和实际码样，按查询、录入、调整数量、打印的顺序完成检查。需要副屏或标签功能时，也列入验收。出现缺项，应记录具体问题、处理负责人和完成时间，再确认交接。
常见问题
便利店一定要买双屏吗？
先看顾客是否需要查看明细或参与操作。有这个需求，再核对副屏内容与软件支持；没有对应使用任务，就不必仅为屏幕数量增加配置。
原来的打印机和扫码设备能留下吗？
先整理型号、接口和使用情况，核对新主机与软件的支持范围，并把保留外设列入验收。能接上线，还不足以确认完整流程可用。
只有几台设备，也需要列费用清单吗？
需要。软件授权、配件和安装可能与主机分开计费。写清数量、期限和包含范围，后续才容易核对交付。