更换范围
| 当前情况 | 先检查什么 | 后续选择 |
|---|---|---|
| 只有打印或扫码异常 | 记录具体表现、发生条件、连接方式及近期改动。 | 先定位外设、连接或软件环节，再确定是否更换对应设备。 |
| 主机不能满足现有任务 | 记录软件要求、系统版本与出现问题的操作。 | 围绕原软件支持条件选择主机，并核对准备保留的外设。 |
| 软件已不能满足业务需要 | 列明缺少的功能、需要保留的数据与现用设备。 | 先评估软件更换及迁移范围，再确定硬件是否需要调整。 |
| 增加新的操作或收银岗位 | 写清新增任务、使用人员及共享信息要求。 | 分别评估增加设备、调整授权和现场配置。 |
现有设备
每项设备记录完整型号、接口、使用情况和配件；软件记录名称、版本、授权与服务方。先保留原始信息，再与候选方案逐项对应。
| 清单 | 应记录的内容 |
|---|---|
| 准备保留 | 原有软件、仍能使用的外设及配件，并写清继续使用的条件。 |
| 计划替换 | 要解决的问题、候选设备配置，以及对应的费用和验收要求。 |
| 需要迁移 | 商品、库存、会员、历史记录等具体数据，注明迁移与检查负责人。 |
填写示例
以下是假设场景的填写示例，用于演示换机记录，不代表已经测试的设备组合或真实交付案例。
门店现有1台主机、1台小票打印机和1个扫码设备，准备更换主机，希望继续使用原软件与外设，并保留商品、库存和历史记录的查询。
| 分类 | 这份示例列入的项目 | 怎样记录当前状态 |
|---|---|---|
| 准备保留 | 原软件、小票打印机和扫码设备。 | 均记为“拟保留”。补齐型号、软件版本与授权信息，列明实际扫码、打印的验证方法；完成验证后再记为可继续使用。 |
| 计划替换 | 收银主机1台，以及确认需要新增的配件。 | 主机型号未定。先按原软件的支持条件选候选配置，报价单列设备与配件，不把原外设默认算作已完成对接。 |
| 需要迁移或保留查询 | 商品资料、库存；历史记录需要继续查询。 | 分别记录可迁移的范围、数量与样例检查方法。历史记录是导入新环境、保留原查询方式还是存档，要由实际软件提供方说明。 |
- 询价时，交付范围应同时包含新主机配置、旧外设适配，以及约定的数据处理工作。
- 尚未确认的保留和迁移项目继续标为待验证，并写清负责人；不能从采购清单中省略，也不能先记为已经可用。
切换安排
采购前，让设备与软件的实际提供方说明授权调整、数据处理和现场配置各自由谁负责，并约定验证项目、方式和未通过时的处理安排。商品、库存和历史记录分别列明迁移或保留查询的范围。
切换前确认备份可用、恢复步骤有人负责，并约定新设备投入日常使用的时间。实际操作、授权或数据还有未解决的项目时，按预先确定的安排保留原营业流程；检查完成后再安排旧设备、账号和备份的后续处理。
切换条件
尚未验证
写清验证时间、负责人和处理安排。
只完成选型，尚未到货或验证
将验证项目、时间、负责方和未通过时的处理方式写入采购约定。选型资料用于确定候选配置，此时仍保留旧环境的日常使用安排。
数据有误
记录数据差异，处理后再次检查。
设备操作通过，数据仍有差异
保留操作通过的记录，单独列出数据差异、处理负责人和复验时间。数据结果达到约定要求后，再确认营业切换。
尚未通过
先处理未通过项，再安排切换。
授权或关键操作没有通过
先处理具体未通过项，或调整设备、软件与外设选择；在完成复验前，不把新组合记为可投入日常使用。
条件齐备
保留检查记录，按约定时间切换。
必要项目通过，切换条件已明确
保存设备配置、软件版本、验收结果和数据记录，按约定时间切换，并保留已确定的备份与恢复安排。
换机费用
除了新设备与配件，还要列明软件授权调整、数据导入、外设配置、运输和现场安装等费用。准备保留的设备，应写进方案与验收清单，不能默认提供方会完成全部对接。
验收先检查门店常用操作，再按迁移清单核对资料与记录。发现差异时，记录具体项目、处理负责人和完成时间，保留与实际交付一致的设备及配置记录。
常见问题
新主机能装原软件，就算兼容了吗？
还不够。需要核对换机授权、打印扫码、其他日常功能和数据处理，并用准备保留的外设完成实际操作。
换机时原有数据可以全部带走吗？
能迁移哪些数据取决于原软件、目标软件和实际迁移方式。先逐项列出需要保留的内容，由对应服务方说明可迁移范围和检查方法。
旧设备需要先处理掉吗？
先确认新设备、数据和日常操作已经验收，再处理旧设备。涉及账号退出、资料清理或授权解除时，按实际软件与设备要求安排。